Prozesse
Als Projektleiter denke ich immer wieder über Prozesse im beruflichen Umfeld nach. Speziell wenn es um Projekte innerhalb eines Unternehmers geht. Ich muss immer wieder (leicht) erschrocken feststellen, dass selbst in größeren Unternehmen oder gar Konzernen ähnliche Projekte immer wieder anders durchgeführt werden. Sei es dass das Vorgehensmodell anders ist oder die verwendeten Werkzeuge unterschiedlich sind. Häufig passiert das, weil es in den entsprechenden Unternehmen keine Vorgaben gibt und jedes Projektteam unterschiedlich vorgeht.
Dabei ist vielen nicht bewusst welche Vorteile ein abgestimmtes Vorgehen und die Nutzung gleicher Werkzeuge bringen. Sicherlich müssen sich die Teammitglieder in jedem Projekt in die entsprechende Fachlichkeit einarbeiten. Eine Ausnahme bilden die Projekte, in denen zum x-ten Mal ähnliche Sachen entwickelt werden. Darüber hinaus brauchen neue Teammitglieder aber keinen Einarbeitungsaufwand für das Vorgehen und die genutzten Werkzeuge. Wenn dann auch noch die Projektstruktur gleich ist entfällt auch hier ein entsprechender Einarbeitungsaufwand. Unter dem Strich können neue Mitarbeiter a) deutlich schneller produktiv sein und b) werden bestehende Teammitglieder weniger belastet.
Diese Vorteile fallen den meisten ad-hoc ein, wenn man darüber diskutiert. Was aber häufig übersehen wird sind die projektübergreifenden Tätigkeiten wie Projekt-Metriken, Reportings und die Unterstützung seitens eines Projekt-Office. All diese Sachen können projektunabhängig nur dann aufgesetzt und genutzt werden, wenn in allen Projekten gewisse Standards eingehalten werden. Damit entfällt z. B. das Aufsetzen von projektspezifischen Reportings, die damit häufig einhergehenden, initialen Probleme etc.
Und zuletzt sollte man den Faktor Mensch nicht vergessen. Gegenüber dem Trend zur Flexibilität (hey... wer ist denn nicht flexibel?), die man einem Mitarbeiter inzwischen immer wieder gerne abverlangt, sind die meisten Menschen eher Gewohnheitstiere. Natürlich gibt es auch Ausnahmen... aber wie heißt es so schön... Ausnahmen bestätigen die Regel. D. h. Menschen mögen es nach ähnlichen Prozessen zu arbeiten und die gleichen Werkzeuge zu nutzten. Und sie werden dabei häufig auch besser, d. h. ihre Arbeit wird dabei effizienter. Vorausgesetzt, dass die genutzten Prozesse und Werkzeuge natürlich sinnvoll sind. Leider gibt es auch hier genügend Ausnahmen.
Wer jetzt denkt, dass dadurch kein Fortschritt möglich ist, der ist auf dem Holzweg. Natürlich soll man kontinuierlich die genutzten Prozesse und Werkzeuge in Frage stellen und weiter entwickeln. Die Welt bleibt ja nicht stehen. Nur sollte das sinnvoll und gesteuert ablaufen, damit die genutzten Standards entsprechend angepasst werden und die Synergieeffekte bestehen bleiben.
Dabei ist vielen nicht bewusst welche Vorteile ein abgestimmtes Vorgehen und die Nutzung gleicher Werkzeuge bringen. Sicherlich müssen sich die Teammitglieder in jedem Projekt in die entsprechende Fachlichkeit einarbeiten. Eine Ausnahme bilden die Projekte, in denen zum x-ten Mal ähnliche Sachen entwickelt werden. Darüber hinaus brauchen neue Teammitglieder aber keinen Einarbeitungsaufwand für das Vorgehen und die genutzten Werkzeuge. Wenn dann auch noch die Projektstruktur gleich ist entfällt auch hier ein entsprechender Einarbeitungsaufwand. Unter dem Strich können neue Mitarbeiter a) deutlich schneller produktiv sein und b) werden bestehende Teammitglieder weniger belastet.
Diese Vorteile fallen den meisten ad-hoc ein, wenn man darüber diskutiert. Was aber häufig übersehen wird sind die projektübergreifenden Tätigkeiten wie Projekt-Metriken, Reportings und die Unterstützung seitens eines Projekt-Office. All diese Sachen können projektunabhängig nur dann aufgesetzt und genutzt werden, wenn in allen Projekten gewisse Standards eingehalten werden. Damit entfällt z. B. das Aufsetzen von projektspezifischen Reportings, die damit häufig einhergehenden, initialen Probleme etc.
Und zuletzt sollte man den Faktor Mensch nicht vergessen. Gegenüber dem Trend zur Flexibilität (hey... wer ist denn nicht flexibel?), die man einem Mitarbeiter inzwischen immer wieder gerne abverlangt, sind die meisten Menschen eher Gewohnheitstiere. Natürlich gibt es auch Ausnahmen... aber wie heißt es so schön... Ausnahmen bestätigen die Regel. D. h. Menschen mögen es nach ähnlichen Prozessen zu arbeiten und die gleichen Werkzeuge zu nutzten. Und sie werden dabei häufig auch besser, d. h. ihre Arbeit wird dabei effizienter. Vorausgesetzt, dass die genutzten Prozesse und Werkzeuge natürlich sinnvoll sind. Leider gibt es auch hier genügend Ausnahmen.
Wer jetzt denkt, dass dadurch kein Fortschritt möglich ist, der ist auf dem Holzweg. Natürlich soll man kontinuierlich die genutzten Prozesse und Werkzeuge in Frage stellen und weiter entwickeln. Die Welt bleibt ja nicht stehen. Nur sollte das sinnvoll und gesteuert ablaufen, damit die genutzten Standards entsprechend angepasst werden und die Synergieeffekte bestehen bleiben.
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